De overeenkomst is gesloten. Wat moet de aankoper nu nog bewaken?

De rol van aankoop verandert, maar verdwijnt niet

In de uitvoeringsfase komt de leidend ambtenaar vanzelf in beeld. Hij of zij staat in voor de leiding van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht. Over die rol, het mandaat en de praktische instrumenten van de leidend ambtenaar publiceerden we eerder al een afzonderlijke nieuwsbrief. In deze editie bekijken we de uitvoeringsfase vanuit een andere vraag: wat moet de aankoper na de sluiting van de overeenkomst blijven bewaken?

In wat volgt gebruiken we “aankoop” in de brede zin: de functie die binnen de organisatie mee waakt over de overheidsopdrachtenlogica, de contractuele gevoeligheden en de correcte opvolging van het dossier. Het antwoord ligt vooral in de grens tussen operationele opvolging en contractuele waakzaamheid.

Heel wat uitvoeringsvragen kunnen perfect door de inhoudelijke dienst of de leidend ambtenaar worden behandeld. Een praktische planning, een overleg over de organisatie van de prestaties, een technische verduidelijking of een gewone kwaliteitscontrole hoeft niet telkens terug naar aankoop of juridische ondersteuning. De uitvoeringsfase moet werkbaar blijven.

Anders wordt het wanneer de uitvoering raakt aan de prijs, de omvang van de opdracht, contractuele termijnen, essentiële voorwaarden of afgesproken prestaties. Dan gaat het niet langer om louter operationele opvolging. 

Denk bijvoorbeeld aan:

• een opdrachtnemer die een bijkomende vergoeding vraagt;

• een dienst die extra prestaties wil bestellen;

• een planning die structureel verschuift;

• een rapporteringsverplichting die wordt losgelaten;

• een offertebelofte die niet wordt nagekomen;

• een factuur die niet overeenstemt met de contractuele afspraken. 

In zulke situaties moeten aankoop, de uitvoerende dienst en waar nodig juridische ondersteuning samen beoordelen welke bijsturing mogelijk is en binnen welk juridisch kader dat kan gebeuren.

Daarom is het belangrijk om vooraf duidelijke escalatieafspraken te maken.  Wanneer wordt aankoop opnieuw betrokken? Wanneer is juridische ondersteuning nodig? Wie beslist over bijkomende prestaties, wijzigingen, sancties of betwistingen? En welke beslissingen blijven voorbehouden aan het bevoegde orgaan of aan wie daarvoor geldig gemandateerd is?

Zonder die afspraken ontstaat een grijze zone waarin de uitvoering stilaan kan afwijken van wat bij de sluiting van de opdracht werd beoogd.
 

Van opvolging naar betere dossiers

De uitvoeringsfase is niet alleen een fase van controle. Ze is ook een leerbron.
Elke opdracht levert informatie op voor toekomstige dossiers. Was de behoefte juist geformuleerd? Waren de technische specificaties voldoende duidelijk? Werkten de gunningscriteria in de praktijk? Bleken de uitvoeringsvoorwaarden controleerbaar? Was de raming realistisch? Heeft de opdrachtnemer geleverd wat hij in zijn offerte beloofde? Waren de sancties, rapporteringsverplichtingen of opleveringsafspraken werkbaar?

Die informatie is voor aankopers bijzonder waardevol. Toch gaat  die kennis vaak verloren. Zodra een opdracht loopt, verschuift de aandacht naar nieuwe dossiers. Problemen worden opgelost, maar niet altijd vertaald naar structurele lessen. Daardoor bestaat het risico dat een volgende opdracht opnieuw vertrekt van hetzelfde bestek, dezelfde aannames en dezelfde blinde vlekken.

Een volwassen aankooppraktijk sluit de cirkel. Wat tijdens de uitvoering moeilijk liep, moet zichtbaar worden bij de volgende behoeftebepaling, marktverkenning, raming, procedurekeuze en formulering van de opdrachtdocumenten.
Vaak volstaat een kort afsluitend overleg tussen de betrokken actoren aan de kant van de aanbesteder: onder andere aankoop, uitvoering, inhoudelijke expertise en waar nodig juridische of financiële ondersteuning. 

Wat neem je als aankoper minstens mee?

Na de sluiting van de overeenkomst moet de aankoper het dossier niet blijven beheren alsof de plaatsingsfase nog loopt. Maar hij of zij moet wel zorgen dat de uitvoering niet start zonder duidelijke rollen, zonder afspraken en zonder aandacht voor risico's.

Checklist

• Zorg voor een duidelijke overgang van de plaatsings- naar de uitvoeringsfase.

• Maak zichtbaar welke engagementen uit bestek, offerte en gunningsbeslissing moeten worden opgevolgd.

• Spreek af wanneer aankoop of overheidsopdrachtenexpertise opnieuw wordt betrokken.

• Wees alert voor afwijkingen in prijs, termijn, omvang, kwaliteit of andere essentiële voorwaarden.

• Gebruik ervaringen uit de uitvoering om toekomstige opdrachten sterker te maken.