Privacy beleid van Escala mbt verwerking van persoonsgegevens

 ESCALA, merknaam van Skilliant CVBA, Spoorwegstraat 14 – 8200 Brugge, neemt de bescherming van de persoonsgegevens van haar cursisten, klanten, gebruikers van de website en info-aanvragers ernstig. We gaan zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. Hieronder kan u lezen hoe we omgaan met uw privacy.

Door u in te schrijven voor een opleiding, door gebruik te maken van onze website of door een infoaanvraag betreffende een opleiding of één van onze diensten in te dienen, wordt u geacht dit privacy beleid te hebben gelezen, het te begrijpen en ermee akkoord te gaan.

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het gaat over informatie die direct over iemand gaat of die naar een bepaalde persoon te herleiden is.

U deelt persoonsgegevens met ons als u klant bij ons bent of als u contact met ons hebt, bijvoorbeeld bij info-aanvragen of door inschrijving op onze nieuwsbrief.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt, zowel op papieren invulformulieren als elektronisch via de website of per mail. Het gaat om uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres. Ook het IP-adres van uw computer of betaalgegevens bij inschrijving.

Bij een informatie aanvraag vragen we minimale gegevens op om contact met u op te nemen teneinde de gevraagde inlichtingen te kunnen verstrekken.

Bij een inschrijving vragen we minimale gegevens om uw inschrijving te kunnen verwerken, zowel administratief, financieel (betaling van de factuur) als organisatorisch.

We vragen ook of we u nadien mogen contacteren om u te kunnen informeren over onze activiteiten.

3. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

De gegevens die wij verzamelen, verwerken wij voor onze administratie, het klantenbeheer, het leveren van diensten die u bestelt of waarvoor u zich inschrijft, de promotie van andere producten en diensten van ESCALA. 

Zo gebruiken wij uw persoonsgegevens:

  • In het kader van de voorbereiding of uitvoering van uw inschrijving voor een opleiding en de verdere klantrelatie;
  • Om te voldoen aan wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
  • In het kader van de uitvoering van een contract, bijvoorbeeld met uw werkgever;
  • Om u te informeren of nieuwsbrieven te sturen m.b.t. nieuwe opleidingen, evenementen en initiatieven van onze groep.

4. Met wie delen we je persoonsgegevens?

We geven uw informatie niet door aan derden voor commerciële doeleinden. Met derden bedoelen wij andere ondernemingen die geen deel uitmaken van onze groep.

De persoonsgegevens die u ons meedeelt, worden opgenomen en verwerkt in de databestanden van Skilliant CVBA, Spoorwegstraat 14, 8200 Brugge, die verantwoordelijk is voor de verwerking van deze persoonsgegevens.

Uw gegevens zijn automatisch ook toegankelijk voor andere vennootschappen en dochterbedrijven die deel uitmaken van onze Groep, zoals Syntra West, Syntra Consult, Toegepast Vormingscentrum en Portilog.

Bij niet-betaling van een factuur, ondanks aanmaningen, kan de factuur samen met de nodige (persoons)gegevens worden overgemaakt aan een advocaat en/of gerechtsdeurwaarder, om ze via de gerechtelijke weg te innen.

5. Hoe zorgen we voor deze persoonsgegevens?

We doen grote inspanningen om uw persoonsgegevens en privacy te beschermen 

Al onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens en hebben een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekend.

We slaan uw persoonlijke gegevens op in een beveiligde database. En daar blijven ze ook.

Voor de beveiliging van uw gegevens hebben wij opgeleide personen in dienst die op de naleving van de wetgeving toezien en anderen die instaan voor de veiligheid van het netwerk, de infrastructuur en de informatiesystemen.

Bovendien gebruiken wij allerlei algemeen aanvaarde technische maatregelen en technieken die overeenstemmen met de huidige technologische ontwikkelingen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Moest er zich een gegevenslek voordoen met gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan wordt u als klant persoonlijk verwittigd volgens de door de wet voorziene procedure.

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Dat hangt ervan af… Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (boekhoudkundige en fiscale). Of uit juridische noodzaak om bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld diploma’s en getuigschriften, tot lang na de beëindiging van uw opleiding. Deze gearchiveerde gegevens zijn slechts beperkt toegankelijk.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens geanonimiseerd.

Bepaalde gegevens kunnen gedurende een periode worden gebruikt om u op de hoogte te houden van nieuwe opleidingen en promoties, tenzij u volgens de hierna beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan.

7. Uw rechten en hoe u deze kan uitoefenen

1° U hebt recht op inzage over de gegevens die we over u verzamelen

Wilt u inzage in de gegevens die we over u verwerkt hebben, laat het ons dan weten per mail. Eerst zullen we u zelf opnieuw contacteren om uw identiteit te bewijzen. Vervolgens bezorgen we u dan binnen de 30 dagen een overzicht van uw gegevens.

2° U hebt recht op aanpassing

Merkt u dat er fouten of onvolledigheden staan in de gegevens die we over u verwerkt hebben, dan kan u gebruik maken van uw ‘Recht op correctie’. Het volstaat ons dit per mail te laten weten. Eerst zullen we u zelf opnieuw contacteren om uw identiteit te bewijzen. Vervolgens doen we dan binnen de 30 dagen de nodige aanpassingen en bezorgen we u hiervan een overzicht.

3° U hebt recht om je voorkeuren aan te passen

We houden u regelmatig op de hoogte van nieuwe opleidingen via nieuwsbrieven of per mail. Wilt u dit liever niet? Onder elke nieuwsbrief en e-mail staat een link waarmee u zich direct kan afmelden of uw voorkeuren aanpassen.

4° U hebt recht op schrapping

Wenst u volledig uit onze databestanden te worden geschrapt? Dan kan u ons een mail sturen en zorgen wij ervoor dat uw gegevens volledig gewist  (als u nooit bij ons ingeschreven bent geweest voor een opleiding) of gearchiveerd (als u wel ingeschreven was voor een opleiding, om in dat geval te voldoen aan boekhoudkundige en wettelijke voorschriften) worden.

5° U hebt recht op verzet

U hebt het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens op basis van ernstige en gerechtvaardigde redenen (tenzij wanneer noodzakelijk voor het uitvoeren van uw inschrijving voor een opleiding) of tegen het gebruik ervan voor commerciële doeleinden.

6° U hebt recht een klacht in te dienen

Indien u van oordeel bent dat uw rechten met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens  geschonden zijn, kan u klacht indienen bij de Privacycommissie.

8. Bij wie kan u uw rechten uitoefenen of uw vragen stellen over ons privacy beleid?

U kan steeds via mail terecht bij onze verantwoordelijke.