Ons aanbodGroep Syntra West, Spoorwegstraat 14 - 8200 Brugge, neemt de bescherming van de persoonsgegevens van haar cursisten, klanten, gebruikers van de website en info-aanvragers ernstig.
We gaan zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. Hieronder kan je lezen hoe we omgaan met je privacy, conform de GDPR / AVG .
Door je in te schrijven voor een opleiding of nieuwsbrief, door informatie aan te vragen over een opleiding, zowel via papieren invulformulieren als elektronisch via de website of per mail of door gebruik te maken van onze website met aanvaarding van onze cookies, word je geacht dit privacybeleid te hebben gelezen en akkoord te gaan. In geval van een verwerking van persoonsgegevens op basis van toestemming, zal je toestemming expliciet gevraagd worden.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het gaat over informatie die direct over iemand gaat of die naar een bepaalde persoon te herleiden is.
Welke persoonsgegevens verzamelen we?
- Het gaat over de gegevens die je ons meedeelt: je naam, je telefoonnummer en/of je e-mailadres. Voor gecertificeerde opleidingen: je rijksregisternummer, voor uitwisseling met de Vlaamse Overheid, op basis van Vlaamse wetgeving (zie ook verder punt 4.). Maar ook je interesses, het IP-adres van je computer of betaalgegevens bij inschrijving.
- Bij een informatie-aanvraag vragen we minimale gegevens op om contact met je op te nemen en de gevraagde inlichtingen te kunnen verstrekken.
- Bij een inschrijving vragen we minimale gegevens om je inschrijving te kunnen verwerken, zowel administratief, financieel (betaling van de factuur) als organisatorisch.
- We vragen ook of we je nadien mogen contacteren om je te kunnen informeren over onze activiteiten.
- Op sommige parkings en in bepaalde lesplaatsen is er camerabewaking voorzien. Deze beelden kunnen ook persoonsgegevens bevatten. Informatie over de camera’s is te verkrijgen bij de preventieadviseur van Groep Syntra West.
Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?
De gegevens die wij verzamelen, verwerken wij voor onze administratie, het klantenbeheer, het leveren van diensten die je bestelt of waarvoor je je inschrijft, de promotie van andere producten en diensten van Groep Syntra West.
Zo gebruiken wij je persoonsgegevens:
- In het kader van de voorbereiding of uitvoering van je inschrijving voor een opleiding en de verdere klantrelatie (noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang: het klantenbeheer);
- Om te voldoen aan wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
- In het kader van de uitvoering van een contract, bijvoorbeeld met je werkgever (ons gerechtvaardigd belang: verlenen van onze diensten);
- Om je te informeren of nieuwsbrieven te sturen m.b.t. nieuwe opleidingen, evenementen en initiatieven van onze groep (ons gerechtvaardigd belang: direct marketing of de toestemming indien je geen klant bent).
- Tijdens events, infosessies en opleidingen wordt na aankondiging of kennisgeving mogelijks beeldmateriaal gecreëerd in de vorm van foto en/of film, waarbij personen niet doelgericht in beeld worden gebracht. Deze beelden kunnen nadien gebruikt worden voor educatieve en marketingdoeleinden. Bezwaar dient vooraf schriftelijk te worden gemeld aan een medewerker van Syntra West.
- Camerabewaking voor het verzamelen van bewijs inzake overlast, misdrijven of schade en om daders, verstoorders van de openbare orde, getuigen of slachtoffers op te sporen en te identificeren (gerechtvaardigd belang: beveiliging).
Met wie delen we je persoonsgegevens?
- We geven je informatie niet door aan derden voor commerciële doeleinden. Met derden bedoelen wij andere ondernemingen die geen deel uitmaken van onze groep. We kunnen je naam en emailadres delen met onze partners in het kader van promotie via social media, adverteren en analyse (Meta, MS Azure, Google, Active Campaign, Leadinfo en LinkedIn).
- De persoonsgegevens die je ons meedeelt, worden opgenomen en verwerkt in de databestanden van Groep Syntra West, Spoorwegstraat 14, 8200 Brugge, die verantwoordelijk is voor de verwerking van deze persoonsgegevens.
- Je gegevens zijn toegankelijk voor de tot Groep Syntra West behorende vennootschappen, zijnde Syntra West, Skilliant (merken SBM en Escala) en Portilog.
- We maken gebruik van de tool Leadinfo, een leadgeneratieservice die bedrijfsbezoeken herkent op onze websites op basis van IP-adressen. Ze toont ons openbaar beschikbare informatie, zoals bedrijfsnamen of adressen. Ze plaatst twee first-party cookies, om het gebruikersgedrag op onze websitse te evalueren en om IP-adressen met bedrijven te correleren en diensten te verbeteren. Meer informatie en een opt-out optie zijn beschikbaar op www.leadinfo.com. Bij opt-out worden uw gegevens niet langer door Leadinfo geregistreerd.
- Wij organiseren onder andere erkende, gecertificeerde opleidingen. Met het oog op de attesteringen en getuigschriften en in het kader van door de Vlaamse Overheid opgelegde wettelijke voorschriften delen we je gegevens met VLAIO, soms VDAB en andere overheidsorganen of erkenningsinstanties.
- Bij deelname aan Europese, Vlaamse of andere gesubsidieerde projecten, kunnen wij verplicht zijn persoonsgegevens te delen met de subsidiërende overheid of instanties die het project opvolgen of controleren. Dit gebeurt enkel wanneer het wettelijk vereist is of noodzakelijk voor de uitvoering van de projectovereenkomst. Enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden gedeeld.
- Bij geschillen kunnen de nodige (persoons)gegevens worden overgemaakt aan onze raadslieden en/of gerechtelijke instanties.
Hoe zorgen we voor deze persoonsgegevens?
- We doen grote inspanningen om je persoonsgegevens en privacy te beschermen.
- Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens en hebben een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekend.
- We slaan je persoonlijke gegevens op in een beveiligde database. En daar blijven ze ook.
- Voor de beveiliging van je gegevens hebben wij opgeleide personen in dienst die op de naleving van de wetgeving toezien en anderen die instaan voor de veiligheid van het netwerk, de infrastructuur en de informatiesystemen.
- Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen en technieken die overeenstemmen met de huidige technologische ontwikkelingen om je persoonsgegevens te beschermen.
- Mocht er zich een gegevenslek voordoen dan word je als betrokkene persoonlijk verwittigd volgens de door de wet voorziene procedure.
Hoe lang bewaren we je gegevens?
Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.
- Voor klanten zal deze termijn meestal 10 jaar bedragen vanaf de dag waarop de laatste verwerking plaatsvond. Bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (boekhoudkundige en fiscale). Of uit juridische noodzaak om bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld diploma’s en getuigschriften. Deze gearchiveerde gegevens zijn slechts beperkt toegankelijk.
- Voor prospecten houden we de persoonsgegevens gedurende maximum 3 jaar bij, in het kader van marketing en promotie. Persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van de toestemming worden verwerkt totdat de toestemming wordt ingetrokken.
- Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens geanonimiseerd.
- Bepaalde gegevens kunnen gedurende een periode worden gebruikt om je op de hoogte te houden van nieuwe opleidingen en promoties, tenzij je volgens de hierna beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan.
Welke rechten kan je als betrokkene uitoefenen?
Dit hangt af van de rechtsgrond waarop jouw gegevens werden verwerkt.
- Wettelijke verplichting: inzage, rectificatie, klacht;
- Uitvoering overeenkomst: inzage, rectificatie, vergetelheid, schrapping, beperking van de verwerking, dataportabiliteit, algemeen bezwaar, klacht
- Gerechtvaardigd belang: inzage, rectificatie, vergetelheid, schrapping, beperking van de verwerking, dataportabiliteit, algemeen bezwaar, bezwaar tegen direct marketing, klacht
- Toestemming: inzage, rectificatie, vergetelheid, schrapping, beperking van de verwerking, dataportabiliteit, klacht
1. Recht op inzage over de gegevens die we over je verzamelen
Wil je inzage in de persoonsgegevens die we over jou verwerkt hebben, laat het ons dan weten per mail. Eerst zullen we je zelf opnieuw contacteren om je identiteit te bewijzen. Vervolgens bezorgen we je binnen de 30 dagen een overzicht van je persoonsgegevens, indien dit de rechten en vrijheden van anderen niet in het gedrang brengt.
2. Recht op aanpassing
Merk je dat er fouten of onvolledigheden staan in de persoonsgegevens die we over jou verwerkt hebben, dan kan je gebruikmaken van je ‘Recht op correctie’. Het volstaat ons dit per mail te laten weten. Eerst zullen we je zelf opnieuw contacteren om je identiteit en de juistheid van de meegedeelde persoonsgegevens te bewijzen. Vervolgens doen we dan binnen de 30 dagen de nodige aanpassingen en bezorgen we je hiervan een overzicht.
3. Recht om je voorkeuren aan te passen
We houden je regelmatig op de hoogte van nieuwe opleidingen via nieuwsbrieven of per mail. Wil je dit liever niet? Onder elke nieuwsbrief en e-mail staat een link waarmee je je direct kan afmelden of je voorkeuren kan aanpassen.
4. Recht op schrapping
Wens je volledig uit onze databestanden te worden geschrapt? Dat is mogelijk in bepaalde omstandigheden en afhankelijk van de rechtsgrond van de verwerking, zoals wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer je je toestemming intrekt voor specifieke doeleinden, wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt of wanneer ze moeten gewist worden om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
5. Recht op bezwaar
Je hebt het recht om gemotiveerd bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien wij deze verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, tenzij ons gerechtvaardigd belang zwaarder doorweegt. Om verdere verwerking te voorkomen moet je ons dus een gemotiveerde rechtvaardiging van je bezwaar overmaken via mail. Tegen direct marketing kan dit zonder enige motivatie.
6. Recht een klacht in te dienen
Indien je van oordeel bent dat je rechten met betrekking tot de bescherming van je persoonsgegevens geschonden zijn, kan je klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, met name de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel.: +32 (0)2 274 48 00, E-mail: contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Bij wie kan je je rechten uitoefenen of je vragen stellen over ons privacybeleid?
Je kan steeds via mail terecht bij onze verantwoordelijke via privacy@syntrawest.be
