AI in overheidsopdrachten: efficiënter werken met menselijke controle

Van hype naar echte meerwaarde

Artificiële intelligentie is overal aanwezig. Toch ziet Lonneville-Bosmans een duidelijk verschil tussen de hype en toepassingen die aankoopdiensten daadwerkelijk vooruithelpen.

"Als je kijkt naar de volledige levenscyclus van een overheidsopdracht - van voorbereiding over gunning tot uitvoering - dan zie je dat AI op elk van die stappen ondersteuning kan bieden."

Volgens hem zit de grootste meerwaarde niet uitsluitend in de technologie zelf, maar vooral in de manier waarop AI geïntegreerd wordt binnen bestaande software en werkprocessen.
Wanneer medewerkers los van elkaar experimenteren met algemene AI-tools, ontstaan vaak verschillende werkwijzen en interpretaties. Iedereen stelt andere vragen, bouwt eigen prompts op en verzamelt kennis die nauwelijks gedeeld wordt.

Een geïntegreerde oplossing brengt daar structuur in. Ze zorgt ervoor dat aankoopdiensten op een uniforme manier werken, kennis delen en efficiënter samenwerken. Net die standaardisering zal volgens Lonneville-Bosmans een belangrijke rol spelen in de verdere adoptie van AI binnen de publieke sector.

AI ondersteunt het volledige aankoopproces

Op de vraag waar AI vandaag de meeste meerwaarde biedt, hoeft Lonneville-Bosmans niet lang na te denken.
Eigenlijk overal.

Van de voorbereiding van een dossier tot de uiteindelijke gunning kan AI repetitieve taken versnellen en administratieve lasten verminderen. Soms gaat het om relatief eenvoudige toepassingen met een grote impact.

Zo kan AI automatisch geschikte CPV-codes voorstellen op basis van een omschrijving van een opdracht. Ook documentanalyse, samenvattingen, offertevergelijkingen en het opstellen van motivaties lenen zich uitstekend voor AI-ondersteuning.

"AI hoeft niet altijd een big bang te zijn. Soms zit de grootste meerwaarde net in kleine functies die een bestaand proces sneller en efficiënter maken."
Voor aankoopdiensten betekent dat minder tijd verliezen aan terugkerend schrijf- en zoekwerk, waardoor meer ruimte ontstaat voor inhoudelijke beoordeling en besluitvorming.

Waarom 3P Tender Analyst ontwikkelde

De ontwikkeling van 3P Tender Analyst vertrok vanuit een zeer herkenbare uitdaging.
Aankopers verwerken dagelijks enorme hoeveelheden documenten. Ze controleren selectiecriteria, analyseren offertes, vergelijken prijzen en schrijven uitgebreide motivaties. Dat vraagt veel tijd en concentratie.

Volgens Lonneville-Bosmans dreigen belangrijke details daardoor soms verloren te gaan. Tijdens de ontwikkeling werkte 3P nauw samen met verschillende pilootklanten.
Eén organisatie liet ongeveer twintig bestekken analyseren, goed voor bijna 9.000 documenten. De resultaten waren opvallend.

De pilootklant schatte de tijdswinst op ongeveer 75 procent. 3P Tender Analyst geeft daarbij niet alleen een conclusie, maar verwijst ook naar de documenten en pagina’s waarop die gebaseerd is. De aankoper behoudt steeds de controle en valideert de voorgestelde analyse voordat het dossier verder verwerkt wordt.

Waarom 3P Tender Analyst meer is dan een algemene AI-tool

Volgens Lonneville-Bosmans zit het grootste verschil in de manier waarop 3P Tender Analyst opgebouwd is. Waar een algemene AI-tool volledig afhangt van de kwaliteit van de prompts die gebruikers formuleren, https://escala.be/opleiding/overheidsopdrachten/studiedag-overheidsopdrachten die specifiek ontwikkeld werd voor overheidsopdrachten.

Gebruikers worden stap voor stap door het volledige dossier geleid. Daardoor worden belangrijke controles niet overgeslagen en werkt iedereen volgens dezelfde werkwijze.
Dat vermindert interpretatieverschillen en beperkt de kans op bias.
Bovendien blijft alles geïntegreerd binnen de vertrouwde softwareomgeving waarin aankoopdiensten vandaag al werken. Ook samenwerking vormt een belangrijk verschil.

"Een aankoopproces is teamwork. We willen een platform aanbieden waarop meerdere collega's tegelijk aan hetzelfde dossier kunnen werken: zowel de aankopers als de technische experten."

Die gedeelde werkomgeving maakt kwaliteitscontrole eenvoudiger dan wanneer medewerkers individueel met een algemene AI-tool werken.

De aankoopprofessional van morgen

Volgens Lonneville-Bosmans zal AI de komende jaren vooral repetitieve werkzaamheden overnemen. Daardoor verschuift de rol van aankoopdiensten steeds meer richting inhoudelijke beoordeling, strategisch advies en risicobeheer.

"Net in een wereld waar AI steeds belangrijker wordt, zal het menselijke aspect opnieuw meer waarde krijgen."

Wanneer AI routinewerk overneemt, ontstaat ruimte om vooruit te kijken, beleid vorm te geven en betere beslissingen te nemen.
Niet minder menselijk dus. Integendeel.

"Durf mee te gaan met de vooruitgang"

Als afsluitende boodschap roept Lonneville-Bosmans publieke organisaties op om AI niet als een bedreiging te zien, maar als een hulpmiddel dat medewerkers ondersteunt.
Volgens hem loont het om samen te werken met technologiepartners die zowel de regelgeving als de praktijk van overheidsopdrachten door en door kennen.

AI vraagt kritische gebruikers, duidelijke afspraken en menselijke controle. Maar organisaties mogen zich evenmin laten verlammen door de mogelijke risico's.

"Vroeger hadden we geen internet. Vroeger hadden we geen smartphone. Vandaag kunnen we zeggen: vroeger hadden we geen AI."

Voor Lonneville-Bosmans is de conclusie duidelijk. AI vervangt de aankoper niet. Het geeft professionals vooral meer tijd om zich te focussen op wat echt telt: onderbouwde beslissingen nemen, juridische kwaliteit bewaken en publieke middelen zo efficiënt mogelijk inzetten.