Management & overheidsopdrachten: hoe tot een efficiënt aankoopproces komen in uw organisatie?

In deze opleiding leert u:

• De interne activiteiten rond het opstellen van een aankoopdossier te vertalen in een efficiënte werkmethode
• De verschillende actoren in het proces aan te duiden en draagvlak te creëren
• De timing van een overheidsopdracht te beheren van begin tot einde
• Een geïntegreerde visie te bewaren van behoeftebepaling tot contractbeheer

Deze opleiding benadrukt de impact van het afsluiten van overheidsopdrachten op de operationele structuren in uw organisatie. De klemtoon komt specifiek te liggen op de manier waarop een samenwerking tot stand komt tussen de aankoopdienst, de interne klant en de ondersteunende diensten die bij het inkoopproces zijn betrokken.

Drie beperkingen waarmee leidinggevers rekening moeten houden bij de organisatie en het beheer van projecten:

• Controle van deadlines en kosten om klanttevredenheid te garanderen;
• Vaardigheidsmanagement om knowhow en expertise te ontwikkelen;
• De snelheid van de informatiestroom om de aanpassing van de organisatie aan marktveranderingen te versnellen en de besluitvorming te vergemakkelijken.

Na het volgen van deze opleiding beschikt u over de bouwstenen om een overkoepelende werkmethode op te stellen in functie van uw aankoopdossiers.

Overheidsopdrachten in projectmodus

Link tussen de praktijk van contracteerwerk binnen wetgeving OO en de hogere doelstellingen van een organisatie:

• Een heel klein beetje inkooptheorie
• Key Performance Indicators
• Optimaliseren en bewaken van doorlooptijden
• Het reduceren van overheadkosten
• Efficiency of controle van de drie E

Overheidsopdrachtenmanagement: via een efficiënte interne werkmethode naar correct en efficiënt aankopen binnen uw organisatie.

De wetgeving inzake overheidsopdrachten staat centraal in het inkoopproces van iedere organisatie die eraan onderhevig is.

In de praktijk leidt dit vaak tot frustratie bij de betrokkenen: de lange doorlooptijden werken vertragend op de situatie op het terrein, er zijn data nodig die vaak niet of slechts beperkt aanwezig zijn, aankopers hebben moeite om interne klanten te overtuigen van de spelregels en de inspanningen die dienen te worden geleverd en leidend ambtenaren krijgen het gevoel dat zij controle verliezen over de inlossing van hun behoefte

Een goede samenwerking tussen de interne klant, de aankoper en de leidend ambtenaar is bepalend voor succes. Overheidsopdrachten zijn naast een juridische en economische denkoefening ook een uitdaging op het gebied van projectmanagement en het betrekken van interne stakeholders.

Deze basisopleiding is bedoeld voor:

• Tactisch aankoper
• Leidend ambtenaar
• Operationeel aankoper
• Ondersteunende diensten

De lesmethodiek is een mix van kennisoverdracht en interactie tussen deelnemers en docent.

Projectmatige dossierbehandeling geïnspireerd door de procesgroepen van PMBOK

Initiating

• Strategische doelstellingen vs Operationele doelstellingen vs Aankoopprocedure
• Arbitrage?
• Interne organisatie
• Samenstellen projectteam
• Proceduriële expertise
• Technische expertise
• Expertise ondersteunende diensten
• Project Management
• Wetgeving inzake overheidsopdrachten
• Technische bepalingen
• Looptijd van contracten
• Raming
• Prijsvaststelling
• Bronnen
• Wijziging van de opdracht
• Actiemiddelen
• Gunningscriteria
• Types gunningscriteria
• Beoordelingsmethodieken
• Markt
• Wie zijn de stakeholders?

Planning

• Factoren
• Vraag / Behoeftebepaling
• Aanbod / Marktverkenning
• Contracten
• Alternatieven
• De verschillende fasen van een aankoopdossier
• Gunningsprocedure in vogelvlucht
• Startnota
• Bestek
• Publicatie
• Nazicht
• Goedkeuring
• Kennisgeving
• Start van de opdracht
• Werken
• Leveringen & Diensten
• Timing
• Milestones
• Deliverables
• Tabel
• Tijdlijn (MS Project)

Executing

• Taakverdeling
• Voorbereiding
• Publicatietermijn
• Vragen bij bestek
• Rectificaties
• Opening offertes
• Toewijzing
• Controle uitsluitingsgronden
• Regelmatigheidsonderzoek
• Beoordeling gunningscriteria
• Verslag van nazicht
• Communicatie met inschrijvers
• Sluiting
• Kick-off meeting

Controlling

• Strategische aspecten
• Onmiddellijke operationele doelstellingen
• Beleidsdoelstellingen
• Inkoop KPI’s
• 4-ogen principe
• Juridische aspecten
• Beginselen van behoorlijk bestuur
• Wetgeving overheidsopdrachten
• Administratieve aspecten
• Kwaliteitscontrole
• Interne en externe audits

Closing

• Intern
• Administratief
• Logistiek
• Lessons learned
• Extern
• Briefwisseling
• Administratieve kick-off en opstart