Stopzetten van een overheidsopdracht voor de gunning: risico’s en best practices

Juridisch onderbouwd stopzetten zonder claims of reputatieschade

3 min

10 feb. 2026 time icon

Escala

TAGS
OVERHEIDSOPDRACHT

Stopzetten van een overheidsopdracht vraagt meer dan gezond verstand

Het stopzetten van een overheidsopdracht vóór de gunning is geen alledaagse beslissing. Soms is het onvermijdelijk: gewijzigde noden, onvoldoende marktparticipatie of onvoorziene omstandigheden. Juridisch gezien blijft het een kwetsbaar moment. Een stopzetting die onvoldoende gemotiveerd is, kan namelijk snel aanleiding geven tot klachten, annuleringen of zelfs schadeclaims.

Ook bij Escala komt dit thema regelmatig terug in opleidingen en adviestrajecten rond overheidsopdrachten. Niet toevallig, want net in deze fase schuilen risico’s die makkelijk onderschat worden.

Een legitieme beslissing, maar geen vrijblijvende

Laat ons duidelijk zijn: het stopzetten van een overheidsopdracht is perfect toegelaten. De regelgeving laat die mogelijkheid expliciet open. Alleen, ze stelt er voorwaarden aan.

Een belangrijk principe is objectiviteit. Een opdracht stopzetten kan enkel op basis van controleerbare, objectieve redenen. Denk aan een gewijzigde beleidsprioriteit of onvoorziene omstandigheden die het oorspronkelijke doel ondergraven. Wat níét kan, is de procedure beëindigen omdat het resultaat niet bevalt, of omdat men hoopt in een volgende ronde “betere” inschrijvers aan te trekken.

Documentatie is geen formaliteit, maar bescherming

Een zorgvuldige aanpak vraagt dat elke stap schriftelijk gemotiveerd wordt. Interne adviezen, risico-inschattingen en overwogen alternatieven zoals herpublicatie, verlenging termijn of aanpassing criteria. Niet omdat dat bureaucratisch moet zijn, maar omdat het bescherming biedt. Voor de organisatie. En voor de aankoper zelf.

Proportionaliteit als toetssteen

Een ander aandachtspunt is proportionaliteit: de maatregel moet in verhouding staan tot het doel. Als een beperkte bijsturing volstaat, dan is een volledige stopzetting moeilijk te verantwoorden. Het stopzetten om een ‘voorkeursinschrijver’ alsnog binnen te halen in een volgende procedure is bovendien juridisch niet waterdicht en kan de schijn van vooringenomenheid creëren.

Correct communiceren met de markt

Ook de communicatie verdient aandacht. Alle marktpartijen moeten tijdig en op dezelfde manier geïnformeerd worden. Helder, neutraal en professioneel.
Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk sluipt hier snel ruis in. Een ongelukkig geformuleerde motivatie kan verkeerd geïnterpreteerd worden.

Een korte realiteitscheck

Wanneer een overheidsopdracht onder druk komt te staan, helpt een gestructureerde aanpak om escalatie, onzekerheid en risico’s te beperken. Denk daarbij aan het volgende:

Toets eerst alternatieven: kan herpublicatie, aanpassing van criteria of verlenging van de termijn het probleem oplossen?
Betrek juridische en contractuele experts: zij helpen de motivatie en documentatie sluitend te maken.
Gebruik interne checklists: een vooraf gedefinieerde procedure voorkomt dat beslissingen “ad hoc” lijken.
Leg het volledige besluitvormingsproces vast: van risicoanalyse tot interne goedkeuring.

Zorgvuldig stopzetten is ook professioneel aankopen

Het stopzetten van een overheidsopdracht blijft een legitiem instrument binnen het aankoopbeleid, op voorwaarde dat het zorgvuldig gebeurt. Dat betekent: transparant handelen, de beslissing grondig motiveren en de procedure strikt naleven.
Wie die aanpak volgt, verkleint niet alleen de juridische risico’s, maar zorgt er ook voor dat het dossier stevig en verdedigbaar blijft.

Wie zich verder wil verdiepen in dit en andere thema’s rond overheidsopdrachten, vindt bij Escala opleidingen en oplossingen die specifiek inspelen op de realiteit van aankopers binnen de publieke, social en non-profitsector.