Schepen Bram Van Braeckevelt (stad Gent) over het telewerkbeleid

2020 bracht het hele telewerkverhaal in heel wat organisaties in een enorme stroomversnelling. Bestond er binnen de Stad Gent voor de crisis reeds een uitgewerkt beleid?

Voor corona was telewerk een gunst. Dat kon na akkoord van en na afspraken met de leidinggevende, voor maximaal twee dagen per week. Er was geen telewerkvergoeding voorzien. Toch liepen er toen al experimenten met plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Ik besefte toen al zeer goed dat we met z’n allen naar dat ‘nieuwe werken’ moeten evolueren. Vanuit een basishouding van vertrouwen in onze werknemers, met streven naar flexibiliteit en maatwerk waar mogelijk. Corona heeft dat proces eigenlijk een stevige duw in de rug gegeven. Ons stadspersoneel heeft die test bovendien ook met verve doorstaan: er is heel hard gewerkt in moeilijke omstandigheden. Voor Gent en voor de Gentenaars. Chapeau daarvoor, echt.

Hoe heeft u zelf het telewerken ervaren?

Heel erg dubbel. Op zich heb ik de switch naar digitaal snel kunnen maken. Dat is niet voor iedereen even evident, helaas. Van thuis uit werken heeft enkele voordelen, ik spaar bijvoorbeeld verplaatsingstijd uit. Maar het is bij momenten ook heel belastend geweest om een hele dag van vergadering naar vergadering te switchen, zonder tijd om even te ontkoppelen. Dat niet kunnen deconnecteren is echt een valkuil van het telewerk, daar wil ik ook in het stadsbeleid zeer aandachtig voor blijven. Ik heb het verder ook wel gemist om tussen de mensen te zijn. De opgeladen sfeer die er op een schepenkabinet kan zijn, dat geeft mij veel energie. Ook het informeel afstemmen is weggevallen. Soms zeggen mensen pas echt wat ze bedoelen tijdens een gesprekje van vijf minuten aan de koffiemachine of na een bijeenkomst. Ik merk ook dat lichaamstaal moeilijker te lezen is online. Die verbinding voelen met mensen, voor mij is dat echt een behoefte. Bij het uitwerken van het stedelijke telewerkbeleid nemen we zo veel mogelijk van die inzichten mee.

Hoe ziet u zelf het telewerkverhaal evolueren na de coronacrisis?

De grootste uitdaging voor telewerk is het evenwicht tussen werk en privé. Dat moet echt goed zitten. Medewerkers krijgen de vrijheid om te kiezen waar en wanneer ze werken, maar hebben ook het recht om onbereikbaar te zijn. Ik zie het als mijn rol als schepen van Personeel om daar een duidelijk afsprakenkader rond op te stellen. Daar zijn we momenteel mee bezig. De grote innovatie in telewerk zal daar zitten, wat mij betreft. Ook de digitale kloof moet overbrugd. Digitaal samenwerken is niet voor iedereen een evidentie. Dus daar moeten we compenseren voor wie het nodig heeft.

In ons huidig telewerkbeleid is het uitgangspunt gemiddeld twee dagen per week telewerken. We voorzien daarvoor ook een digitale vergoeding en een telewerkpremie. Dat is een tussenkomst in internetkosten, en voor zaken als licht, warmte, koffie of thee… Als stad investeren we in telewerken, omkaderen we waar moet. Dat kost tijd, geld en personeelsinzet – maar kan ook veel opleveren qua efficiënt werken en vooral ook op vlak van levenskwaliteit. We moeten er wel slim mee omgaan, want de valkuilen zijn er ook – zoals ik al zei.

Worden de medewerkers ook actief betrokken in het uitwerken van dit beleid?

Via tussenpersonen, zeg maar. De vakorganisaties hebben daarin een goede rol gespeeld. Via hen zijn heel wat signalen, zowel positieve als negatieve, tot bij ons gekomen. We hebben ook HR-antennes in de verschillende afdelingen van de stadsorganisatie, die ook veel informatie oppikken en terugkoppelen. En onze interne preventiedienst speelt ook zijn onafhankelijke rol hierin. Zij werken volop aan het kader deconnecteren, en ook de vakbonden kunnen daar nog hun zeg over doen. Laat ons niet vergeten dat dit beleid de manier waarop we werken en waarop we georganiseerd zijn echt wel verandert. Het is dus belangrijk dat we verschillende perspectieven, noden en bezorgdheden capteren en daarmee aan de slag gaan. We voeren dit gefaseerd in, maar september zal onze eerste echte testmaand zijn. Dan zullen er ook weer meer collega’s naar onze kantoren komen, want tot nu toe is telewerk nog steeds de norm omwille van corona.  

Uiteraard is thuiswerk niet voor alle functies mogelijk en levert dit dus misschien wat ongelijkheid op in telewerkmogelijkheden en eventueel dus ook wrevel of frustraties. Hoe gaan jullie om met deze ongelijkheid?

Ons uitgangspunt is gelijkheid tussen medewerkers. We pionieren als lokaal bestuur door onze vergoeding voor digitaal werk te geven aan alle medewerkers. Niet alleen voor telewerkers, maar voor alle medewerkers. Tegenwoordig doen we steeds meer digitaal: loonbrieven versturen, opleidingsaanvragen, inschrijvingsformulieren, communicatie via intranet, sollicitaties… Ook de mensen die dagelijks op de werkvloer verwacht worden, gebruiken die digitale tools in het kader van hun job en krijgen dus een vergoeding voor digitaal werk. Bovendien denken we maximaal op taakniveau: welke taken zijn telewerkbaar, en welke niet? Zo vermijden we een onderscheid op basis van iemands functie, wat vaak te kort door de bocht gaan zou zijn. En uiteraard monitoren we dit goed, het blijft pionieren dus bijsturen zal ongetwijfeld nodig zijn.

Telewerk heeft zowel voor- en nadelen, en ongetwijfeld ook uitdagingen. Hoe ziet u dit?

Dat klopt. We benaderen telewerk bij Stad Gent in de eerste plaats als een kans, als een golf waarop het fijn surfen kan zijn dankzij de randvoorwaarden die we ook mee creëren. Zoals opleiding, zoals dat kader deconnecteren, zoals de digitale premie en de telewerkvergoeding, zoals het beschikbaar stellen van de juiste tools. Belangrijk is de basishouding: vertrouwen in onze medewerkers, in hun inzet voor Gent en de Gentenaars en in hun gedrevenheid om mee resultaten te behalen. Als dat er allemaal is, dan zal de extra autonomie en vrijheid, het goede evenwicht werk-privé, het wegvallen van woon-werkverkeer, de extra ruimte om geconcentreerd te werken op een werkplek die je helemaal zelf inrichtte… dat allemaal samen zal leiden tot nog betere resultaten. Daar ben ik zeker van.

Samenwerken en dan vooral ook leiding geven op afstand vereisen nieuwe skills en competenties – wordt hier binnen Stad Gent doelbewust op ingezet?

Zeker. Ik vermeldde de digitale kloof al als aandachtpunt. We hebben in Gent een interne opleidingsdienst. Zij werken o.a. ook aan vormingen voor leidinggevenden met het accent op ‘leidinggeven van op afstand’. We passen deze nieuwe realiteit zo goed mogelijk in ons opleidingsaanbod in. Ik pleit, ook met mijn petje van schepen van Werk, voor levenslang leren. Welnu, ook hierrond moeten we opleiden en kan er bijgeschoold worden.

Door telewerk vallen er uiteraard ook een groot stuk informele contacten, tussen het werk door, weg. Belangrijke contacten, die soms meer opleveren dan een lange vergadering, zoals u zelf reeds aanhaalde. Hoe zien jullie in de toekomst de samenhang tussen collega’s zo maximaal mogelijk te behouden? 

Goede vraag, terechte bezorgdheid ook. We delen die, trouwens. Ook die nabijheid zal een deel van de randvoorwaarden zijn. Gelukkig is dat ook eentje waarop we ons kunnen organiseren, zonder veel moeite eigenlijk. Onze diensten krijgen de vrijheid om dat op maat van de eigen teams te organiseren, bijvoorbeeld door een vaste bureaudag te organiseren waarop ook samen geluncht wordt. En we blijven vanuit de organisatie inzetten op verbindende activiteiten zoals een sportdag, nieuwjaarsfeest, budgetten voor teambuildings…

Tot slot: 2020 heeft ongetwijfeld een (r)evolutie op het vlak van het nieuwe werken teweeg gebracht en dit zal de komende jaren wellicht enkel nog verder evolueren. Hoe ziet u het nieuwe werken in pakweg 2040?

Als we voortbouwen op deze weg zal dat wellicht nog meer digitaal zijn, nog meer plaats- en tijdsonafhankelijk. Maar ik geloof dat creativiteit en innovatie, en de nood aan extra ruimte voor zingeving en verbinding dan ook zal toenemen. Dus de aandacht voor samenwerken en de oplossingen die we daarvoor zullen bedenken, daar kijk ik ook heel erg naar uit.

Ik ben ook benieuwd naar de evoluties rond de balans werk-privé in het kader van de verdere productiviteitsgroei en de pleidooien rond enerzijds minder en anderzijds langer werken. Welke impact heeft een succesvol telewerkbeleid bijvoorbeeld op het draagvlak voor een 30uren-week? 

Maar de toekomst is natuurlijk niet lineair, maar wel onzeker en onvoorspelbaar. Wat als we nog een pandemie te verteren krijgen, of een globale black-out…?