Van notitie tot notuleren in non en social profit organisaties

Vergaderingen, bijeenkomsten, (pers)conferenties, presentaties, opleidingen, enz.

Er zijn tal van situaties waarbij er nota's dienen genomen te worden voor persoonlijk gebruik, voor een officieel verslag of voor een publicatie of reportage. Tevens moeten er heel wat teksten worden geschreven, of vragen en antwoorden geformuleerd. Afhankelijk van de situatie en het doel, is er een andere mindset en systematiek nodig.

• U herkent verschillende methodes van verslaggeving
• U weet waarvoor dat verslag gebruikt zal worden
• U onderscheidt de hoofdzaken van de bijzaken tijdens de vergadering
• U noteert een doeltreffend verslag op gestructureerde wijze
• U weet hoe u een goede vergadering unt organiseren
• U maakt tijdig een agenda, met de nodige stukken voor de juiste mensen
• U onderbouwt uw verslag/notitie via sjablonen en hulpmiddelen
• U ontwerpt een kort, bondig, correct, doeltreffend en leesbaar verslag

Een geslaagde vergadering start met een goede voorbereiding. Vooreerst is er het agenda en de voorbereidende stukken, maar ook wie en waarom iemand wordt uitgenodigd is belangrijk. Teveel vervallen vergaderingen in ‘weinig efficiënte vaste bezigheden’... Deze cursus wil deze sleur doorbreken. Hoe maak ik van een vergadering terug een nuttig en efficiënt gebeuren? Naast het agenda, zijn het verslag en het notuleren daar bij zeer belangrijk.

Om goed te notuleren is het allernoodzakelijkste om het belangrijke van het niet belangrijke te onderscheiden, en dat is vaak moeilijk.

Notuleren omvat meer dan het kunnen luisteren en noteren van wat gezegd wordt.

Notuleren betekent meer dan alleen het neerschrijven van een verslag van een vergadering.

• Iedereen die vergaderingen organiseert of er aan deelneemt
• Iedereen die regelmatig verslagen opmaakt tijdens een vergadering en die nadien moet uitwerken
• Iedereen die eigen notities maakt tijdens presentaties, workshops, opleidingen en de essentie op papier wil zetten
• Iedereen die regelmatig aan vergaderingen deelneemt en daarom wil leren om dit sneller en beter te doen

• Inleiding
• Doelgericht schrijven: basisprincipes en schrijfproces
• Aantrekkelijk schrijven: keep it short en simple!
• Verschillende methodes van verslaggeving
• Do’s en Dont’s bij het schrijven teksten en mails
• Sjablonen en hulpmiddelen
• Verslag op gestructureerde wijze
• Hoofdzaken en bijzaken
• Opvolging to do lijst
• Hoe organiseer ik een goede vergadering:
  • Agenda en stukken
  • Wie uitnodigen?
  • Praktische organisatie
  • Voorzitter, secretaris en timekeeper
• Analyse van een kwalitatief verslag
• Schrijftechnische en synthetische vaardigheden
• Q&A