Mandaat leidend ambtenaar: grenzen van de bevoegdheid uitgelegd

De leidend ambtenaar als vertegenwoordiger van de aanbesteder

De leidend ambtenaar heeft in beginsel geen eigen beslissingsmacht. Hij of zij treedt op als vertegenwoordiger van de aanbesteder en handelt binnen het kader van een mandaat.
Juridisch gaat het om een vorm van lastgeving: de aanbesteder geeft een andere persoon de bevoegdheid om in naam van de aanbesteder bepaalde handelingen te stellen. Het is dus de aanbesteder die uiteindelijk contractueel gebonden wordt door de handelingen die binnen dat mandaat worden gesteld.
Dat betekent dat de leidend ambtenaar:

• optreedt in naam en voor rekening van de aanbesteder;

• enkel handelingen kan stellen binnen de grenzen van het verleende mandaat;

• de aanbesteder bindt wanneer hij of zij binnen dat mandaat handelt.

Wanneer de leidend ambtenaar buiten het mandaat treedt, is de aanbesteder in principe niet gebonden door die handeling.

Interne en externe leidend ambtenaar

Om de omvang van de bevoegdheden te begrijpen, is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen interne en externe leidend ambtenaren.

Interne leidend ambtenaar

Een interne leidend ambtenaar is een personeelslid van de aanbesteder, bijvoorbeeld een medewerker van de technische dienst of een projectleider.
Omdat de interne leidend ambtenaar deel uitmaakt van de organisatie van de aanbesteder, wordt in principe aangenomen dat hij of zij over de nodige bevoegdheden beschikt om de uitvoering van de opdracht op te volgen, tenzij de aanbesteder expliciet beperkingen heeft opgelegd.

Externe leidend ambtenaar

Een externe leidend ambtenaar is een persoon buiten de organisatie van de aanbesteder, bijvoorbeeld:
•    een architect,
•    een medewerker van een studiebureau,
•    een ingenieur.
In dat geval is de leidend ambtenaar gebonden door een uitdrukkelijk mandaat, dat meestal wordt vastgelegd in het bestek of in de kennisgeving van de gunningsbeslissing.

Bevoegdheden van de leidend ambtenaar in de uitvoeringsregels

De bevoegdheden  van de leidend ambtenaar zijn voornamelijk gericht op het toezicht op de uitvoering en de technische opvolging van de opdracht.
De uitvoeringsregels van overheidsopdrachten geven diverse bevoegdheden aan de aanbesteder, die in de praktijk door de leidend ambtenaar worden opgenomen. Voorbeelden van dergelijke bevoegdheden die in de regelgeving worden vermeld zijn onder meer:

• het uitvoeren van voorafgaande keuringen van producten;

• het opstellen van processen-verbaal tijdens de waarborgperiode bij beschadiging of buitendienststelling;

• het bevelen van bijkomende of wijzigende werken;

• het controleren van de herkomst en kwaliteit van producten op de plaats van productie;

• het aanvaarden of weigeren van de voorlopige of definitieve oplevering van de opdracht.

Daarnaast kunnen in de opdrachtdocumenten nog bijkomende bevoegdheden worden toegekend aan de leidend ambtenaar, bijvoorbeeld:

• het goedkeuren van detail- of werktekeningen;

• het nazicht van vorderingsstaten;

• het opstellen van een proces-verbaal van ingebrekestelling;

• het betekenen van een bevel tot schorsing van de uitvoering.

Deze bevoegdheden hebben in de eerste plaats betrekking op het operationele beheer van de uitvoering.

Daden van beheer en daden van beschikking

Bij interne leidend ambtenaren wordt vaak uitgegaan van een mandaat dat in algemene bewoordingen is geformuleerd. In dat geval mag de leidend ambtenaar in principe daden van beheer stellen, maar niet noodzakelijk daden van beschikking.
Daden van beheer hebben betrekking op de dagelijkse opvolging en organisatie van de uitvoering van de opdracht. Voorbeelden zijn:

• het geven van instructies over de uitvoering;

• het organiseren van de planning;

• het controleren van prestaties.

Daden van beschikking daarentegen hebben een veel ingrijpender juridisch effect, zoals:

• het verbreken van de opdracht;

• het nemen van beslissingen met belangrijke financiële gevolgen.

Dergelijke beslissingen blijven doorgaans voorbehouden aan de aanbesteder zelf, conform de delegatieregels die spelen bij die aanbesteder, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de opdrachtdocumenten.

Wat als de leidend ambtenaar buiten het mandaat handelt?

In principe geldt dat de aanbesteder niet gebonden is door handelingen die een leidend ambtenaar stelt buiten de grenzen van zijn of haar mandaat.
De praktijk is echter minder eenvoudig. In bepaalde omstandigheden kan de opdrachtnemer zich beroepen op de theorie van het schijnmandaat.

Volgens deze theorie kan de aanbesteder toch gebonden zijn door een handeling van de leidend ambtenaar wanneer:

• er een schijn van bevoegdheid werd gecreëerd;

• de opdrachtnemer te goeder trouw mocht aannemen dat de leidend ambtenaar bevoegd was;

• de schijn aan de aanbesteder kan worden toegerekend;

• de opdrachtnemer schade zou lijden indien die schijn niet wordt erkend.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer:

• beperkingen aan het mandaat nooit werden meegedeeld aan de opdrachtnemer;

• de aanbesteder niet reageert op handelingen van de leidend ambtenaar die buiten zijn bevoegdheid vallen.

In zulke situaties kan de aanbesteder alsnog gebonden worden door de handelingen van de leidend ambtenaar.