Organisatie en decretale verplichtingen omtrent in- en uitgaande communicatie in lokale besturen

Het decreet over het lokaal bestuur verplicht de gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn om een register van inkomende en uitgaande briefwisseling bij te houden.

De deelnemers kennen de actuele regelgeving en kunnen deze nu ook in de praktijk toepassen.

Deze vorming licht de decretale bepalingen over in- en uitgaande communicatie toe en reikt handvaten aan voor het efficiënt beheer ervan.

Algemeen directeurs, diensthoofden en (beleids)medewerkers van het lokaal bestuur (o.a. van het secretariaat) die belast zijn met de opvolging van briefwisseling.

De leermethode is een mix van theoretische uiteenzetting van de regelgeving met evenveel aandacht voor de toepassing in de praktijk.

Uiteraard moedigt de docent leerrijke interactie aan tussen de deelnemers onderling en met hemzelf.

In deze vorming wordt eerst aangegeven wat onder briefwisseling moet worden verstaan en ook als e-mails onder briefwisseling vallen. Vervolgens worden de voor- en de nadelen van de centrale of decentrale inschrijving van briefwisseling behandeld. Ten slotte wordt aangetoond hoe dat register kan gebruikt worden om de briefwisseling efficiënt op te volgen.

Deze vorming geeft een antwoord op onder andere de volgende vragen:

• welke decretale bepalingen zijn van toepassing;
• wat is briefwisseling en wat wordt niet als briefwisseling beschouwd;
• moeten e-mails en persoonlijke briefwisseling geregistreerd worden;
• welke registers moet het lokaal bestuur bijhouden;
• hoe gebeurt de postverwerking (postsortering, postregistratie, voor- en nadelen van centrale en decentrale registratie);
• is workflow management een handig instrument voor de afhandeling van inkomende briefwisseling;
• mogen gemeenteraadsleden het register van inkomende en uitgaande briefwisseling inzien;
• wie ondertekent de uitgaande briefwisseling;
• hoe wordt documentatie best beheerd;
• hoe zorgen we voor een efficiënte opvolging van de in- en uitgaande briefwisseling.