Dit in-house traject bestaat uit drie onderdelen:

• Voorbereidende fase
• Opleiding bij u in house: e-tendering inclusief heropfrissing e-notification
• Ondersteuning/nazorg

Voorbereidende fase

Voorbereidende fase waarbij iedereen die overheidsopdrachten plaatst of opent wordt betrokken. De huidige werkwijze en de aandachtspunten gerelateerd aan e-notification en e-tendering worden uitgeklaard.

In opvolging van de voorbereidende fase worden de nodige aanpassingen gedaan, rollen toegekend, verdere informatie ingewonnen door de docent (bij uw contactpersoon bij 3P, de helpdesk e-procurement, …) en de nodige voorbereidingen gedaan met het oog op de opleiding en de installatie van een vlot te gebruiken instrumentarium (zowel op het echt platform als het demo-platform) naar de toekomst toe.

Opleiding bij u in house: e-tendering incl. heropfrissing e-notification (4u)

Verloop:

• Kader e-tendering (conform de nieuwe wetgeving en KB’s)
  • Situering en doelstelling, voordelen, wettelijk kader
  • Voorwaarden en technische vereisten voor de opstart van de werking met e-procurement
  • Uitleg over de website, modules, handleiding
  • Voorwaarden en aanpak correcte opening
• Profielen in de demo-omgeving in het gebruikersbeheer van e-procurement
• Uitleg over de rollen: wie in uw organisatie kan openen en welke rollen geven we aan hen
• E-notification: heropfrissing, overzicht en specifieke functionaliteiten (in vergelijking met 3P)
• E-tendering: stapsgewijze uitleg en hands-on begeleide exploratie van het e-platform langs overheidszijde aan de hand van een voorbeeld
  • Link met e-notification
  • Aandachtspunten softwarematig; installatie correcte tools
  • Activering van e-tendering na publicatie
• Demo hoe een onderneming een elektronische offerte indient
  • Overzicht van de procedure om tot een goed begrip te komen
  • FAQ betreffende e-tendering langs ondernemerszijde waarmee u als AO geconfronteerd kan worden
• E-tendering: hands-on oefenen
  • Het beveiligd openen van ingediende kandidaatstellingen en offertes op de elektronische opening
  • Een elektronisch PV van opening genereren, ondertekenen en publiceren
  • Overlopen van het logboek en downloaden van de offertes naar de eigen harde schijf of het netwerk van de entiteit
  • Validatie handtekening deelnemers
• Diversen
  • Goede praktijken & tips, aandachtspunten & valkuilen
  • Helpdesk, handleidingen
  • Problemen met het e-platform / onbeschikbaarheid
  • Aan de slag met e-tendering in uw organisatie:
• Wie betrekken?
• Welke nieuwe processen/automatismen introduceren, welke processen wijzigen?
• Beknopte uitleg: e-awarding

Ondersteuning/nazorg

Het nazorgtraject omvat:

• Het aanlevering van Modelbepalingen
• Het aanleveren van Handleidingen voor de registratie van aankopers en de superuser
• Beantwoorden van vragen en opvolging van problemen

Na de opleiding staat de docent ter beschikking voor vragen en begeleiding op afstand (zowel telefonisch als per mail) bij de eerste overheidsopdracht die u volledig digitaal afhandelt.

U neemt contact op, als er vragen zijn stelt u deze, er wordt gecheckt of alles juist staat,…

Zo bent u verzekerd van een vlot verloop en kan de docent ook ingrijpen en begeleiden mochten er zich onverwacht toch nog problemen voordoen.