Slimmer en leaner organiseren in administratie en dienstverlening

Om performant te zijn en te blijven moet verspilling vermeden worden.

Precies hierdoor heeft leanmanagement ook in kantooromgevingen aan populariteit gewonnen.

In deze twee sessies durende opleiding staan de structurele verbeteringen centraal om een stap dichter bij de ideale organisatie te komen, waarbij minimale kosten, maximale kwaliteit en maximale betrouwbaarheid realiteit worden.

Bij het omvormen van uw bedrijf tot een "lean organisatie" moet de actuele situatie van het administratief proces in kaart gebracht worden. Informatie wordt bij voorkeur verzameld op de werkplek zelf. Hiervoor werd een tool ontwikkeld, namelijk "Value Stream mapping". Deze analyse zal de basis leggen voor een gestructureerd actieplan. Naast de noodzakelijke mentale omschakeling gaat de aandacht vooral naar de toegevoegde waarde van ieder proces. Kosten worden zoveel mogelijk beperkt en verspilling vermeden. De afgeleverde diensten moeten niettemin van onberispelijke kwaliteit zijn. Om zeer snel tot betere resultaten te komen moet de leidinggevende ook een peoplemanager zijn die zijn medewerkers kan coachen. In een "lean organisatie" moet er ook voldoende aandacht zijn voor het creëren en behouden van orde en netheid.

We mogen stellen dat in een goede werking van een organisatie de communicatie van evenveel belang is. De inspanningen voor structurele verbeteringen resulteren in structurele kostenbesparingen en vergroten het financiële resultaat van uw organisatie.

• Het afhandelen van administratieve taken wordt tijdsmatig beperkt (kleinere doorlooptijden)
• De kosten verbonden aan de werking van de kantooromgeving worden verminderd
• De intrinsieke motivatie van het administratief personeel wordt verhoogd
• Ze leren om zelfstandiger te werken en oplossingsgericht
• De voldoening wordt gehaald uit het optimaliseren van de werking door onmiddellijk problemen of inefficiëntie op te lossen

In een administratieve- of dienstenomgeving zijn er veel zaken die geen toegevoegde waarde geven: te lange wachttijden, te veel papier, te veel controles en handtekeningen, te dikke dossiers zonder actieplan, enz. Nochtans weten we dat alles zonder toegevoegde waarde voor de klant, burger, eindgebruiker uit de werking van een organisatie moet geweerd worden.

Een lean administration zorgt ervoor dat het personeel zich niet meer met taken zonder toegevoegde waarde bezighoudt. De tijd die vrijkomt kan men besteden aan een snellere en betere dienstverlening, met als bijkomend voordeel hogere efficiëntie, hogere klant- en personeelstevredenheid en kostenbeperking.

In deze opleiding leert u hoe u lean thinking kunt invoeren om zo maximaal te profiteren van deze waardevolle filosofie. Het leidt uiteindelijk tot een stappenplan voor implementatie van een performantere organisatie.

Leidinggevenden, en kaderpersoneel uit de dienstensector, non- en socialprofit, en productie-omgevingen die hoofdzakelijk in een kantooromgeving werken, dit voor zowel kleine als middelgrote ondernemingen, instellingen en organisaties.

Na een korte theoretische inleiding wordt aan de deelnemers gevraagd om deze in de praktijk om te zetten door hun eigen werkproces in kaart te brengen (Business Process Map) op te stellen en in de groep de "value stream" van een aantal opgegeven activiteiten in kaart te brengen en te verbeteren.

U gaat naar huis met:

• een hands-on stappenplan
• interessante praktijkvoorbeelden
• een lijst van uitgewisselde goede praktijken
• een aantal fundamenten om weerstand bij verandering te overbruggen

• Introductie in leanmanagement
  • Wat is lean denken? Wat is verspilling ?
  • Wat betekent lean in kantooromgevingen?
  • Waarom lean toepassen?
  • Werken in een "klassieke" omgeving
  • Werken in een lean omgeving
• De bronnen van verspilling in een kantooromgeving
  • Verspilling zien en verwijderen
  • In kaart brengen van werkproces en opsplitsen in activiteiten met waarde/geen waarde voor de klant
  • Tools en technieken om verspilling tegen te gaan via een performantiemanagement
• Vind iets terug in 3 seconden: orde en netheid met "5S"
  • Definitie van de 5S methodologie
  • Waarom heb je 5S nodig? Voordelen
  • Relatie met kennismanagement
  • Voorbereiding voor de implementatie van 5S
• Visueel management
  • Zien doet denken. Denken doet doen.
  • KPI en SLA beheersing
  • Werkproces visualiseren
• Lean implementatieplan
  • Kaizen methodologie; continue verbeteren, brown en white paper.
  • Standaarden
  • Omgaan met weerstand: 4 aandachtspunten : communicatie, leren, organisatie en performance management

Om de interactiviteit te bevorderen en zo veel mogelijk antwoorden te geven op praktische vragen, beperken we het aantal deelnemers tot maximaal 10!