Management & overheidsopdrachten: projectmanagement bij grote overheidsopdrachten

Voor grote opdrachten maakt men veelal gebruik van projectmanagement. Er wordt duidelijk omlijnd wie waarvoor verantwoordelijk is. Een planning wordt opgesteld, met concrete taken en mijlpalen. Dankzij dit projectmanagement is de kans op een positief verloop (binnen tijdsbestek, binnen budget, geen juridische geschillen, geen vakbondsacties, geen garantie- of schadeclaims) en resultaat (voldoen aan de oorspronkelijke verwachtingen) groter dan wanneer taken ad hoc worden uitgevoerd.

Na deze opleiding bent u in staat om de verschillende stadia in het uitvoeren van een grote overheidsopdracht te identificeren en de noodzakelijke keuzes te kunnen maken met respect voor de wetgeving op de overheidsopdrachten, een projectplan op te stellen, de nodige analyses uit te voeren, de risico's (qua tijd, budget en verwachtingen) goed in te schatten en te minimaliseren, de goedkeuring te krijgen van uw oversten en het project verder te beheren en op te volgen. U zal zien dat de flow van de grote overheidsopdracht vlotter verloopt.

Maar past u projectmanagement ook toe bij overheidsopdrachten? Vaak is het proces van de overheidsopdrachten binnen uw organisatie zowel op administratief vlak als vanuit juridisch oogpunt vrij complex. Daarnaast is er met overheidsopdrachten vaak veel geld gemoeid en is er behalve duidelijkheid wat de te behalen objectieven betreft, ook transparantie gewenst inzake budgetbeheer. Maar vooral is ook het garanderen van de niet-aflatende inzet en betrokkenheid van alle medewerkers en stakeholders noodzakelijk. De perfecte ingrediënten dus om ook hier te starten met een projectmatige aanpak.

Hoe starten we met projectmanagement bij uw overheidsopdracht?

Tijdens deze opleiding worden beproefde technieken van projectmanagement specifiek toegepast op grote overheidsopdrachten.

Dankzij een goede timing en een goede communicatie met alle verantwoordelijken haalt u het maximum uit uw grote overheidsopdracht. Dit laat een positieve indruk na bij uw collega's en bij de leveranciers die intekenen op grote overheidsopdracht.

• Aankopers
• Afdelingshoofden
• Projectverantwoordelijken
• Architecten en studiebureaus

Basiskennis regelgeving overheidsopdrachten is vereist.

Deze vorming omvat een uitgebalanceerde mix tussen kennisoverdracht, veelvuldige praktische cases en interactie tussen deelnemers en docent.

1. Inleiding

• Wat is een grote overheidsopdracht?
• Wat is projectmanagement?

2. Projectmanagement

• Definitie van een Project
• Kenmerken van een project
  • Begrenzing in tijd en ruimte
  • Doelgericht
  • Eenmalig karakter, dus een zekere mate van onbekendheid
  • Vereiste definieerbare capaciteiten, dus een redelijke voorspelbaarheid
  • Bijdrage van interdisciplinaire aard
  • Vraagt bijdragen van verschillende organisatorische eenheden en leveranciers
  • Geleid door één persoon
• Problemen in een project
  • Problemen gekoppeld aan één bepaald project
    • Onduidelijke doelstelling
    • Onduidelijk voor wie het bestemd is
    • Voortdurende wijzigingen
    • Loopt uit
    • Is te duur
    • Mensen werken niet mee
  • Problemen gekoppeld aan het voeren van meerdere projecten
    • Prioriteitenstelling tussen projecten
• De verschillende fasen binnen een project (geïnspireerd door PMBOK technieken)
  • Waarom faseren?
    • Beter beheersbaar
    • Onzekerheidsreductie
    • Beslisklare brokken
    • Go/no go intervallen
    • Zichtbare voortgang/vooruitgang
    • Communicatie/coördinatie
    • Beter realiseren van bemanningswijzigingen
• Initiating
• Planning
• Executing
• Controlling
• Closing

3. Projectmanagement bij grote overheidsopdracht

• De opstart van een grote overheidsopdracht
  • Wettelijk kader voor overheidsopdrachten (herhaling)
  • Wat is de doelstelling van de opdracht: het projectdoel
  • Kenmerken van een goede projectleider bij een grote overheidsopdracht: vereiste kennis, vaardigheden en attitudes
  • Opmaken van een projectcharter
    • Mandaat
    • Omkadering:
      • Scope van het project: context, nut/noodzaak
      • Relatie tot bedrijfsdoelstellingen
    • Middelen:
      • Budgettaire enveloppe
      • Specifieke middelen: machines, personeel, testmiddelen
    • Organisatie:
      • Rollen: opdrachtgever, project manager, teamleden
      • Reviews en rapportering
      • Bevoegdheden (wat mag, wat niet)
      • Evaluatiemethodes
  • Marktverkenning
  • De overheidsopdrachtprocedure
    • De raming van de opdracht
    • De onderhandelingsprocedure
    • Open of beperkte procedure (ter info)
    • De termijnen (herhaling)
  • Het projectplan
    • Wie doet wat: verantwoordelijkheden uittekenen
    • Verschillende actoren bij grote overheidsopdracht
      • Intern (diensten binnen mijn organisatie)
      • Extern (vb. experten, inschrijvers)
        • Vertrouwelijkheidsverklaring
  • Welke mijlpalen wil ik bereiken
  • Het tijdsschema om een grote overheidsopdracht te plaatsen
    • De aankoopcyclus
    • De publicatie: aankondiging van de opdracht
      • Selectiecriteria
    • Het bestek
      • Gunningscriteria
      • Technische voorwaarden vs Functionele voorwaarden
      • Boetes, straffen
      • Deliverables
      • Risicobeheersing
    • Opening van de offertes
    • Regelmatigheid van de offertes
      • Correctiemogelijkheden
      • Voorbehouden
      • Hypothesen
    • Evaluatie van de offertes
      • Evaluatiematrix
      • Evaluatie commissie
        • Vertrouwelijkheidsverklaring
    • Onderhandelingen
      • Technieken
      • Praktische aspecten (timing, convocaties, rapportering,…)
      • “Trechter” methode
    • Aanvullende offertes en BAF(F)O
    • Opmaak gunningsdossier
    • Informatie en stand-still
    • Notificatie van de opdracht
    • De post-publicatie (Pro memorie)
  • De termijnen in grote overheidsopdrachten
  • Hoe formaliseer ik mijn projectplan?
  • Het projectplan als interne communicatietool
• De uitvoering van het project
  • Het mijlpalenplan uittekenen (in MSProject)
  • Mijlpalen en doelstellingen opvolgen (in MSProject)
  • Gantt Chart (in MSProject)
  • Verantwoordelijkheden en taken indelen van de verschillende actoren
  • Interactie met de inschrijvers: wat en wanneer?
  • Aandacht voor de verschillende stappen in mijn projectplan integreren: opmaak bestek - gunning en uitvoering
  • Eerste analyse: totale duurtijd en kritisch pad
    • Wat is de totale duur van het project?
    • Kritische Pad
    • Schaarse middelen eerst aan kritisch pad toewijzen
    • Projectduur verkorten
  • Resource Leveling
  • Risico’s beheren:
    • Tijdens plaatsing
    • Tijdens uitvoering
• Het project afsluiten
• Evaluatie: is mijn doel bereikt (terugkoppeling)
• Welke lessen hebben we geleerd?

4. Communiceren

• Interne communicatie
  • Motiveren van je team
  • Overheidsopdrachten: acceptatie en verbondenheid met de medewerkers
  • Omgaan met weerstanden tegenover overheidsopdrachten
• Externe communicatie
  • Wat kan ik communiceren met inschrijvers (juridische beperkingen en mogelijkheden)
  • Wanneer communiceren? Wat communiceren?
  • Hoe communiceer ik best en via welke kanalen?