ICT contracten het proces van A tot Z: opmaken, analyseren, beheren en beëindigen!

Zoals in de bedrijfswereld sluiten overheden (steden, gemeenten, non en social profit) contracten af waarvan men niet altijd 100% op de hoogte is wat de lading van deze contracten juist dekt, welke functionaliteiten aanwezig zijn, welke de risico’s zijn, …

Blijf zelf de controle behouden over de diensten die je inkoopt en weet waarvoor je betaalt!

Tijdens deze uiteenzetting krijg je vanuit verschillende invalshoeken inzicht in hoe je op een systematische manier orde op zaken stelt in lopende ICT-contracten. Je leert ook hoe je in de toekomst bewust keuzes maakt: welke diensten koop je in, en hoe leg je die correct vast in het contract. Met andere woorden: je weet waarvoor je betaalt en waarvoor niet.

Aan de hand van praktijkvoorbeelden zie je hoe het beter níét gebeurt. Tegelijk bekijken we welke mogelijkheden er zijn om ongunstige of niet-conforme contracten te verbreken - bestaat er een EXIT-clausule? - of om opnieuw te onderhandelen met de IT-leverancier. Tot slot besteden we aandacht aan wat minimaal in elk contract of SLA moet opgenomen zijn.

Doelgroep 1: Openbare besturen en social profit

• Afdelingshoofd IT, IT-managers, IT-directeur
• Afdelingshoofd aankoop
• Mandatarissen
• Beleidsambtenaren

Doelgroep 2: Vrije beroepen en medewerkers uit bedrijven

• Juristen, advocaten
• Consultants
• Accountants
• IT-managers

Notie van IT-contracten en aanverwante begrippen is vereist.

Op basis van praktijkvoorbeelden en echte cases verwerf je de nodige inzichten in de levenscyclus van ICT-contracten en worden de belangrijkste aandachtspunten uit elke fase diepgaander toegelicht zodanig dat je op elk ogenblik de controle behoudt.

Deel 1: IT contracten, hapklaar of naar de onderhandelingstafel?

• 'Wet op overheidsopdrachten': de essentie kort toegelicht
• Werken met aankoopcentrales en raamcontracten:
  • Voor- en nadelen
  • Wat zijn de valkuilen?
• Overzicht en inzicht in het software implementatie traject:
  • Welke zijn de fases (van ontwikkeling tot oplevering): Holdpoints, tussentijdse evaluatie, formele opleveringsmomenten,...
• Overzicht IT contracten:
  • Type contracten
  • Vaste onderdelen in een contract
  • Afweging optimale duur van een contract met opties tot verlengingen (wettelijke maxima (wet op overheidsopdrachten)
  • Exit clausules
• Wie is eigenaar van de code?
• Hoe zit dit nu met Cloud contracten voor cloud toepassingen:
  • Aansprakelijkheden
  • Gezond evenwicht tussen SLA’s en gekoppelde boete clausules
  • Aansprakelijkheid bij fouten werknemer leverancier
• Wat met privacy?
• Eigenaar van de data
• Waarom escrow soelaas kan bieden

Deel 2: IT contracten en de praktijk

• Overzicht van valkuilen
• Hoe potentiele problemen herkennen?
• Praktijkcases:
  • Ontwikkeling en oplevering
  • Voldoet de software aan de verwachtingen?
  • Wat bij contract beëindiging
• Voorbeelden uit de praktijk: contracten/afspraken zijn niet meer terug te vinden, wat nu?