25 okt

Studiedag Overheidsopdrachten 2022 - Gent

Event Overheidsopdrachten en aankoop #220178

11e editie!

Voor het elfde jaar op rij organiseert Escala de Studiedag Overheidsopdrachten. We kijken ernaar uit om jullie opnieuw fysiek te mogen verwelkomen! Indien de omstandigheden dit niet toelaten gaan wij niet online maar stellen wij de studiedag uit naar een later tijdstip.

Westerlo & Gent

De studiedag wordt dit jaar opnieuw tweemaal georganiseerd: op 20/10/22 in 4Wings te Westerlo en op 25/10/22 in Hotel Van der Valk te Nazareth.

Uitgebreide keuze

De studiedag telt 16 sessies waaronder 12 nieuwe topics met een mix van sprekers: advocaten die een goede voeling hebben met de publieke sector of de social profit, er vaak zelf nog aan de slag in zijn geweest, en actieve aankopers. We verwelkomen ook 2 nieuwe sprekers.

Mystery sessie

We voorzien dit jaar voor het eerst ook een mystery sessie. Wil jij als aankoper uit de publieke sector of de social profit jouw topic op de studiedag brengen? Jouw inzichten of ervaring delen met je collega-aankopers? Stuur ons een mailtje met het topic dat je wil brengen en we kiezen er het sterkste, origineelste,... topic uit en we gaan er samen mee aan de slag!

Basis-actua-verdieping

Naast de actualiteit meegeven willen we op deze studiedag zoals steeds ook verdiepen. We zorgden opnieuw voor een gevarieerd aanbod, met enkele klassiekers en een aantal nieuwigheden rond overheidsopdrachten. U stelt zelf uw programma samen, in functie van uw interesse. U kiest 4 sessies die u wenst te volgen. Voor de mystery sessie kan u uw keuze nog wijzigen eens het topic bekend is gemaakt.

De studiedag is zo opgebouwd dat er de hele dag door sessies zijn zowel voor beginners als voor gevorderden; voor wie focust op plaatsing alsook voor wie focust op uitvoering.

De sessies zijn met één of twee asterisken onderverdeeld:

* voor geïnteresseerden met een beperkte basis of als heropfrissing

** voor gevorderden

Waarom intekenen voor de Studiedag Overheidsopdrachten?

  • U kiest wat u interesseert: u kunt 4 sessies bijwonen die u kiest uit het uitgebreide aanbod topics toegespitst op aanbestedende overheden (overheden, vzw's, scholen, ziekenhuizen, ...)
  • Meer dan regelgeving: we overlopen niet alleen de wettelijke bepalingen, rechtspraak en regelgeving, de docenten leggen de link met de praktijk, goede praktijken, enzovoort. Geen saaie tekststudie.
  • Kwalitatieve sprekers: uw evaluaties nemen wij ter harte zodat u op-en-top kwaliteit mag verwachten, zowel qua inhoud als sprekers. Daarvoor hoeft u geen andere studiedag te kiezen die 3x duurder is.
  • Netwerken: u komt in contact met verschillende collega's, die allemaal gespecialiseerd zijn in overheidsopdrachten.U kan met hen ideeën uitwisselen en hen aanspreken tijdens de (lunch)pauze.
  • De sprekers zijn ter beschikking voor uw vragen vóór en na hun lezing.

Deelnameprijs bedraagt slechts € 225,00 (excl. BTW) voor deelnemers uit de social profit en publieke sector

(Inschrijvingsprijs voor deelnemers uit sectoren andere dan non- en social profit: € 405,00)

Verzorgde catering is inbegrepen in de kostprijs.

Te hotel Van der Valk is op onze special request het volgende voorzien:

  • Onthaal met koffie, thee, fruitsap, water, boterkoeken, croissants
  • Pauzes met koffie, thee, frisdrank, water, cake, fruit
  • Gezamenlijk lunchbuffet :
    • Gerookte zalm met dille
    • Gerookte ham met vruchten
    • Mozzarella met tomaat en basilicum
    • Rauwkost/salade/dressing
    • Soep van de dag, brood
    • Kipfilet met archiducsaus
    • Zalmfilet met bearnaisesaus
    • Warme groenten, rijst, frietjes
    • Vegetarische ravioli met ricotta en tomatensaus
    • Incl. frisdrank/water/koffie/thee

Dinsdag 25 oktober

09:10 u
ABC Tijdslijn en principes overheidsopdrachten*

De aanbestedende overheid heeft tot taak om het overheidsgeld te beheren, rekening houdend met het algemeen belang. Zij mag aldus niet om het even wat en om het even hoe aankopen. De wetgeving overheidsopdrachten schept het juridisch kader waarbinnen een overheid mag handelen.

Ze poogt dus maximaal voordeel te halen uit mededinging en tracht de economisch beste prijs te bekomen door haar toevlucht tot de verschillende wettelijke gunningswijzen te zoeken. Om een efficiënte onderlinge concurrentie te garanderen moeten de aanbestedende overheden de aannemers, de leveranciers en de dienstverleners behandelen met inachtneming van volgende principes: vrijheid van toegang tot overheidsopdrachten, gelijke behandeling van de kandidaten alsook de transparantie van de procedures. Binnen deze opleidingssessie zullen wij dieper ingaan op deze principes alsook de andere algemene beginselen. Een tweede luik betreft het tijdskader of gemiddelde doorloop van een volledig gunningsproces.

Mr Chris Schijns, Adlex-advocaten

De handtekening*

Bij het nazicht van de offertes dient de ondertekening ervan in het kader van een overheidsopdracht zorgvuldig nagekeken te worden door de aanbestedende overheid. Aan welke voorwaarden dient deze handtekening te voldoen? Wie kan er geldig ondertekenen? Wat kan u doen indien deze handtekening niet voldoet aan de voorwaarden? Dit wordt voor u op een rijtje gezet aan de hand van de wettelijke vereisten, het nieuwe Wetboek Vennootschappen, de recente rechtspraak en rechtsleer en andere actualia.

Spreker: Kristien Devos, Rasschaert-advocaten

Onderaanneming in uitvoering: rechten, plichten, controle & verantwoordelijkheid aanbesteder **

Spreker: Michel Renard, TUC-rail

Voor- en nadelen verschillende beoordelingsmethodieken*

Nadat de inschrijver een offerte heeft ingediend bij de aanbesteder, komt het aan deze laatste toe om deze offertes te gaan beoordelen. In deze sessie worden de drie door de wetgever voorziene beoordelingsmethodieken besproken: gunning op basis van de prijs, gunning op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding en gunning op basis van de kosten.

De voor- en nadelen van elk van deze drie beoordelingsmethodieken worden besproken aan de hand van duidelijke, uit de praktijk gegrepen voorbeelden. Hierbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de concrete (al dan niet mathematische) invulling die de aanbesteder aan elk van deze drie beoordelingsmethodieken kan geven.

Spreker: Willem Pauwels, MOW Vlaanderen

10:50 u
ABC Gunningswijzen*

Het is voor de aankoper binnen de overheid een ganse uitdaging om conform de stringente wetgeving overheidsopdrachten een goede aankoop van werken, leveringen of diensten rond te krijgen. Toch zal de kans op succes gerelateerd zijn aan enerzijds een goed bestek maar anderzijds ook de keuze van de meest geschikte plaatsingsprocedure.

Met het oog op het kiezen van de meest geschikte plaatsingsprocedure worden in deze sessie volgende items toegelicht :

1) Wat wordt er bedoeld met 'plaatsing' van een overheidsopdracht? In welke fase van de overheidsopdracht situeert het plaatsingsproces zich? In welke wetgevende teksten kan men de toepasselijke regelgevende artikelen kan terugvinden?

2) Welke plaatsingsprocedures zijn wettelijk voorzien? Welke zijn de wettelijke voorschriften toepasselijk op elke plaatsingsprocedure?

Volgende plaatsingsprocedures worden toegelicht : openbare en niet openbare procedure, de mededingingsprocedure met bekendmaking, de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking worden besproken. Ook de opdrachten van beperkte waarde met hun beperkte procedurevoorschriften komen aan bod.

Naast de gelijkenissen en verschillen tussen de procedures worden ook de voor- en nadelen van de procedures tov elkaar duidelijk gemaakt.

3) Welke plaatsingsprocedure kan of moet er worden gekozen? Er is geen echte vrijheid van keuze. De wetgever koppelt de keuze voor een plaatsingsprocedure aan voorwaarden. Maar binnen deze wettelijke grenzen bestaat er toch voldoende ruimte om de meest performante plaatsingsprocedure te kiezen. De geraamde waarde van de opdracht zal zonder meer een rol spelen in de keuze. Maar los van het geraamde bedrag kan de aard van de opdracht toelaten een meer efficiënte en flexibele plaatsingsprocedure te kiezen. Hoe hier gebruik van te maken binnen de wettelijke grenzen zal worden verduidelijkt tijdens de sessie.

Spreker: Fabian Swennen, GD&A-advocaten

Raamovereenkomsten: cascade, deelopdrachten, hoeveelheden & maximum spend**

Spreker: Joris Wouters

Actiemiddelen tegen een onwillige aannemer of dienstverlener. Het PV als startpunt.**

Spreker: Johan Geerts, Geerts/Denayer

Flexibel en doordacht aankopen in tijden van prijsschommelingen en schaarste*

De actuele economische situatie matcht niet langer met de spelregels van overheidsopdrachten. Tijdens deze presentatie gaan we kort in op de problemen en de oorzaken van de mismatch. Er zal vooral aandacht geschonken worden hoe anno 2022 in economisch onstabiele tijden toch performant en goed aankopen met respect voor de regelgeving.

De actuele realiteit is gekenmerkt door :

  • fluctuerende prijzen met ongeziene snelheid en hoogte van de stijging
  • schaarste van grondstoffen
  • logistieke problemen

Vaststelling: aanbestedende overheden ontvangen nu amper nog offertes.

De redenen waarom overheden amper nog offertes ontvangen hebben alles te maken met de procedures en de hangbare praktijken :

  • Forfaitair beginsel : vaste prijs en uitvoering cfr het bestek en de offerte
  • Logge tijdrovende procedures en lange verbintenistermijn van de offertes
  • Raamovereenkomsten meerdere jaren : prijsaanpassing op basis van formules die niet beantwoorden aan marktprijzen en boeteclausules bij laattijdige uitvoering in tijden van onzekerheid inzake bevoorrading.
  • Aankoopcentrales, mega-contracten met klemtoon op schaalvoordelen en het drukken van de prijs.

De Oplossing ligt in flexibel, snel en marktconform aankopen: tips en trics

  • Flexibiliteit binnen reeds gegunde overeenkomsten
  • Flexibiliteit bij nog te plaatsen opdrachten. :
    • Opportuniteiten zoeken in de regelgeving om marktconform en flexibel aan te kopen.
    • Opteren voor onderhandelingsprocedures
    • Afwijkingen KBU opnemen in bestek
    • Kleinere aankopen en contracten van korte duur
  • Aandacht voor de zachte zijde van een overheidsopdracht : menselijke interactie, het vertrouwen en het samenwerken

Hoe doe je dit? Daarop gaat de spreker graag door vanuit haar praktijkervaring.

Spreker: Sabine De Smit, hoofdaankoper provincie Oost-Vlaanderen

13:10 u
ABC Opmaak van een bestek*

Het opmaken van een bestek op maat van uw overheidsopdracht is niet eenvoudig, zeker niet voor een startende medewerker, dan wel aankoper overheidsopdrachten. In deze sessie worden de basisprincipes voor een goed bestek gedeeld samen met diverse tips & tricks alsook met enkele aandachtspunten.

Het bestek als belangrijkste opdrachtdocument is de basis van de overeenkomst die de aanbestedende overheid sluit met de aannemer, leverancier of dienstverlener. Het succes of het falen van een overheidsopdracht heeft zeker te maken met een goed of slecht bestek.

Er wordt tijdens de presentatie aandacht geschonken aan volgende items :

  • Definitie van opdrachtdocumenten en bestek
  • Structuur en inhoud van een bestek
  • Technische bepalingen
    • specifieke technische vereisten tegenover functionele behoeftebeschrijving
    • minimumeisen tegenover verwachtingen
  • Kwalitatieve selectie van de ondernemingen : welke eisen stellen en welk minimumniveau opleggen
  • Contactuele bepalingen
    • welke rechten en plichten voorzien met het oog op goede uitvoering
    • volstaat KB uitvoering of zijn aanvullingen, afwijkingen aangewezen
  • Plaatsingsprocedure
    • dmv welke plaatsingsprocedure wordt de opdracht in de markt geplaatst.
    • welk spelregels worden opgelegd aan de kandidaten: oa
      • wijze en timing indiening offerte, verbintenistermijn offerte
      • prijsvaststelling, percelen, opties, varianten
  • Keuze economisch meest voordelige offerte kiezen op basis van: gunningscriteria, weging van de gunningscriteria en methodiek tot beoordeling van de offertes.
  • Diversen: opties, percelen, varianten, prijsbepalingen

Spreker: Sabine De Smit, hoofd aankoop provincie Oost-Vlaanderen

Het rechtzetten van offertes tijdens de plaatsing: wat kan (niet)?**

Spreker: Manik Peferoen, Rasschaert-advocaten

Actualia rechtspraak werken**

Spreker: Mr Christophe Lenders, GSJ-advocaten

Mystery sessie**

Deze sessie wordt later ingevuld. Bij bekendmaking krijgen de deelnemers aan de studiedag die reeds ingeschreven zijn de mogelijkheid om hun keuzesessies nog te wijzigen.

14:45 u
ABC Evaluatie offertes en motivering*

In deze sessie neemt de spreker u mee doorheen het evaluatieproces van de offertes. Welke stappen moeten er worden ondernomen nadat de offertes werden geopend en in het bijzonder, wat zijn de valkuilen. Tijdens deze sessie wordt er op algemene wijze een checklist doorlopen en de stilgestaan bij de wettelijke verplichtingen en de rechtspraak.

Er wordt ook aandacht besteed aan de algemene motiveringsplicht die rust op aanbestedende overheden (wetgevend kader).

Spreker: Mr Tessa Jordens, Triadens

Actualia rechtspraak plaatsing**

Spreker: Gitte Laenen, GD&A-advocaten

Proactief en reactief omgaan met ondernemingen in moeilijkheden bij langdurige opdrachten**

Het is niet ondenkbaar dat ondernemingen-opdrachtnemers van overheidsopdrachten als bedrijf lopende de uitvoering van die overheidsopdracht in de problemen komen. Deze sessie focust op twee zaken. In eerste instantie wordt uiteengezet wat de aanbesteder kan doen om zo goed als mogelijk te anticiperen op dergelijke problemen, zowel tijdens de plaatsing als tijdens de uitvoering van de opdracht. In tweede instantie wordt deze problematiek bekeken vanuit het standpunt van de onderneming-opdrachtnemer, en wordt ingegaan op de vraag wat opdrachtnemers kunnen/moeten doen wanneer bepaalde problemen in hun bedrijfsvoering eraan in de weg staan de overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Deze tweede invalshoek is ook voor aanbesteders relevant, daar zij moeten weten hoe ze moeten reageren wanneer ze bericht krijgen van de aannemer-opdrachtnemer dat niet alles volgens plan verloopt.

Spreker: Willem Pauwels, jurist MOW Vlaanderen

Maatschappelijk verantwoord aankopen*

Spreker: Mr Sofie Logie, Publius

Lesdata

Datum Startuur Einduur

Data onder voorbehoud van eventuele wijzigingen.

Locatie

  • Hotel-restaurant Van Der Valk Nazareth
  • Autostrade E-17
  • 9810 Nazareth
Bekijk op Google Maps

Contact

  • T: 078 35 39 30
  • F: 051/268754
  • Tine@escala.be

Chris Schijns

Chris Schijns behaalde in 2009 met onderscheiding het diploma van master in de rechten aan de VUB, met als afstudeerrichting publiek- en administratief recht. In 2011 vervolledigde hij de permanente vorming klimaat- en energierecht aan het Instituut voor Milieu- en Energierecht aan de KULeuven. Hij vatte zijn stage in 2009 aan in het advocatenkantoor Monard-D'Hulst. In de zomer van 2013 stapte hij over naar het bedrijfsleven, waar hij inhouse legal counsel PPP & Real Estate werd bij AG Real Estate. Sedert eind 2014 vervoegde hij Adlex Advocaten waar hij als partner de rechtsdomeinen overheidsopdrachten en omgevingsrecht aanstuurt. Chris begeleidt zowel overheden als bedrijven binnen deze materies. Tevens spreekt en publiceert hij regelmatig omtrent deze onderwerpen.

Fabian Swennen

GD&A Advocaten specialiseert zich in het administratief recht (overheidsopdrachten en -contracten, PPS, ruimtelijke ordening, ...), fiscaal en ondernemingsrecht en zorg. Gitte Laenen en Fabian Swennen zijn verbonden aan het Departement Administratief recht en Overheidscontracten en hebben een ruime kennis en ervaring in alle aspecten van de overheidsopdrachtenmaterie.

Joris Wouters

De vakgroep "Onroerend goed, aannemingsrecht en overheidsopdrachten" van GSJ Advocaten bouwde een doorgedreven knowhow en uitgebreide praktijkervaring uit met betrekking tot deze wirwar aan regelgeving en is uitstekend geplaatst om u hierin bij te staan. Uitzonderlijk is dat elke speler bij de vakgroep "Onroerend goed, aannemingsrecht en overheidsopdrachten" van GSJ Advocaten terecht kan voor een begeleiding van A tot Z inzake de juridische materie van de overheidsopdrachten.

Sabine De Smit

Aankoopverantwoordelijke Provincie Oost-Vlaanderen

Tessa Jordens

Tessa Jordens is jurist en deed een ruime ervaring op in overheidsopdrachten als advocaat bij een groot niche kantoor in het administratief recht. Naast haar fulltime job vond Tessa ook de weg terug naar haar Alma Mater, de UHasselt waar ze sedert 2017 aan de slag is als praktijkassistent bestuursrecht. Na de nodige ervaring op te doen bij een aankoopcentrale in zorgsector was het tijd om haar passie voor overheidsopdrachten te delen en startte ze samen met Ellen Triangle Triadens op - een expertisebureau in overheidsopdrachten.